1. Вступ. Класифікація документів у діловодстві. Нормативно-правова база організації сучасного діловодства в Україні

 

Нормативні документи, які регулюють ведення діловодства на підприємствах:

1. Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (із змінами та доповненнями)

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#Text

2. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»

https://osvita-omr.gov.ua/wp-content/uploads/2021/10/dstu-4163_2020.pdf

3. Наказ Мінюсту  від 18.06.2015  № 1000/5  "Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях"(із змінами та доповненнями)

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

4. Наказ Міністерства юстиції «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» від 12.04.2012 № 578/5

https://hrliga.com/docs/Nakaz_578-5.htm

ДСТУ 4163:2020: як оформляти реквізити документів за новим націо­нальним стандартом

ДСТУ 4163:2020 установлює:

·       склад реквізитів документів;

·       вимоги до змісту і місця розташування реквізитів у документах;

·       вимоги до бланків та оформлення документів;

·       вимоги до виготовлення документів.

Реквізити — це складники документа, «цеглинки», з яких складаємо документ. У різних документах будуть різні реквізити, але вимоги до їх оформлення — єдині.

Стандарт визначає 32 реквізити. З-поміж них сім обов’язкових, що надають документу юридичної сили та доказовості:

·       найменування юридичної особи (04),

·       назва виду документа (09) (не зазначають на листах),

·       дата документа (10),

·       реєстраційний індекс документа (11),

·       заголовок до тексту документа (19),

·       текст документа (20),

·       підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка, якщо немає електронного підпису) (22). 

Так скеровує пункт 4.4 ДСТУ 4163:2020.

Інші 25 реквізитів використовують за потреби, з огляду на вид документа й особливості діловодства.

Найменування юридичної особи та структурного підрозділу

Реквізит 03 «Найменування юридичної особи вищого рівня»:

·       друкуйте великими літерами;

·       вказуйте скорочено, якщо є офіційне скорочення, а якщо немає — вказуйте повністю.

Приклад

Повна назва	Офіційне скорочення
Міністерство цифрової трансформації України	Мінцифри

Обов’язковий реквізит

Реквізит 04 «Найменування юридичної особи»:

·            друкуйте ВЕЛИКИМИ літерами;

·            можете друкувати напівжирним прямим шрифтом;

·            перевіряйте, щоб відповідало повному найменуванню, що вказали в установчих документах — статуті чи положенні про юридичну особу;

·            вказуйте скорочене найменування, якщо офіційно зафіксували його у статуті / положенні —
— на кутовому бланку — нижче від повного найменування;
— на поздовжньому бланку — окремим рядком у центрі.

Скорочене найменування можете вказати як у дужках, так і без них. Обидва варіанти прийнятні:

або

Найменування юридичної особи вищого рівня розміщуйте вище від найменування юридичної особи — автора документа.

На поздовжньому бланку

На кутовому бланку

Вимоги до написання найменування юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, визначає наказ Мін’юсту від 05.03.2012 № 368/5 (далі — Наказ № 368/5).

Реквізит 05 «Найменування структурного підрозділу юридичної особи»:

·         вказуйте, якщо автор документа — структурний підрозділ, зокрема відокремлений;

·         можете друкувати прямим напівжирним шрифтом.

Дотримуйте вимог до написання найменування підрозділу, зокрема відокремленого підрозділу, що встановлює Наказ № 368/5: «Найменування відокремленого підрозділу має містити слова «відокремлений підрозділ» («філія», «представництво») та вказувати на належність до юридичної особи, яка створила підрозділ».

Розміщуйте нижче від найменування юридичної особи:

Назва виду документа

Обов’язковий реквізит

Реквізит 09 «Назва виду документа»:

• ·         обов’язковий, але є виняток — не вказуйте у листах;
• ·         друкуйте ВЕЛИКИМИ літерами — НАКАЗ, РІШЕННЯ, ПРОТОКОЛ, АКТ, ДОВІДКА, ДОПОВІДНА ЗАПИСКА;
• ·         можете друкувати напівжирним прямим шрифтом;
• ·         можете використовувати розріджений шрифт 14—16 друкарських пунктів.

Розміщуйте на поздовжніх бланках посередині, а на кутових — у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи»:

На поздовжньому бланку

На кутовому бланку

ДСТУ 4163:2020 скеровує зафіксувати назви видів документів, що використовуєте на підприємстві, у переліку уніфікованих форм документів. Такий перелік має містити назви уніфікованих форм документів згідно з Державним класифікатором управлінської документації та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу юридичної особи, закріпленому в положенні / статуті. Наводьте перелік у додатку до Інструкції з діловодства.

Дати в документах

Стандарт розрізняє терміни «дата документа» і «дата в документі».

Дата документа	Дата в документі
Відповідно, дата підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення документа	Дата певної події, нормативного акта, про які є згадка в документі

Обов’язковий реквізит

«Дата документа» — це реквізит, для якого стандарт визначає чіткі вимоги.

Реквізит 10 «Дата документа»:

• ·         оформлюйте цифровим способом;
• ·         проставляйте у спеціально відведеному місці без відступу від межі лівого поля документа.
• За цифрового способу елементи дати вказуйте арабськими цифрами в один рядок у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць проставляйте двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставте.

Якщо листуєтеся з іноземними партнерами, можете оформлювати дату в зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця. Це відповідає міжнародній системі датування документів.

У внутрішніх службових документах, як-от заяви, доповідні й пояснювальні записки, оформлених не на бланку, дату проставляйте ліворуч від особистого підпису автора документа:

Якщо застосовуєте інформаційну / автоматизовану систему діловодства, можете проставляти дату реєстрації документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створює cистема. Штрих-код має бути у центрі нижнього поля першої сторінки документа, а QR-код (21×21 мм) — у нижньому лівому куті першої сторінки документа.

Дата в документі. ДСТУ 4163:2020 скеровує також, як вказувати дати в текстах документів. Окрім цифрового, можете використовувати і словесно-цифровий спосіб:

Якщо день місяця містить одну цифру, додавайте нуль:

Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.»:

ДСТУ 4163:2020 рекомендує застосовувати словесно-цифровий спосіб, якщо складаєте нормативно-правовий акт чи посилаєтеся на нього в документах, оформляєте документ із відомостями фінансового характеру.

У різних реквізитах одного документа дату можете оформляти як словесно-цифровим способом, так і цифровим (див. Додаток 1).

Обов’язковий реквізит

Складники реквізиту 11 «Реєстраційний індекс»:

·         порядковий номер документа в межах групи документів, що реєструють;

·         індекс.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюйте правобічною похилою рискою:

125/04-21/06

Чи додавати індекси та які саме, вирішує підприємство. Реєстраційний індекс може складатися лише з порядкового номера за відповідною обліковою формою: 1, 2, 3… Наприклад, за усталеною практикою діловодства такий вигляд має реєстраційний індекс наказу з основної діяльності.

Як індекс, що додаєте до порядкового номера, можете використовувати:

·         номер справи за номенклатурою справ — 123/01-10;

·         індекси за внутрішніми класифікаторами — структурних підрозділів, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, — 321/01/01-10 або 01-10/456.

Використовуйте як індекси й літерні позначення, що відповідають питанням діяльності. Наприклад, для наказів з кадрових питань:

Тривалого (75 р.) зберігання - к/тр (наказ № 125/к/тр); 

Тимчасового (5 р.) зберігання - к/тм (наказ № 221/к/тм);

Змінюйте послідовність написання складових частин реєстраційного індексу залежно від того, який документ реєструєте, — вхідний чи той, що створила юридична особа.

Де розміщувати реєстраційний індекс, залежить від виду бланка та виду документа.

Якщо застосовуєте інформаційну / автоматизовану систему організації діловодства, можете проставляти реєстраційний індекс документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створює cистема.

Реквізит 13 «Місце складення документа»:

• ·         зазначайте на всіх документах, окрім листів;
• ·         вказуйте на рівні або нижче від реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа»;
• ·         перевіряйте, щоб відповідало найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014-97 «Класифікатор об’єктів адміністративно-територіального устрою України» (КОАТУУ).

Наприклад:

Виняток: якщо місце складення документа — Київ, скорочення «м.» не додавайте.

Обов’язковий реквізит

Реквізит 15. Адресат

Посаду, власне ім’я та прізвище адресата зазначають у давальному відмінку
Приклад:

Директору УНДІАСД

Івану ЮЩЕНКУ 

Реквізит 16. Гриф затвердження документа

 

Реквізит 17. Резолюція

Прізвище(-а), власне(-і) ім’я(-ена) виконавця(-ів) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата

Приклад*:

ЮЩЕНКУ Івану

Прошу підготувати проєкт договору про постачання газу до 25.05.2019

Особистий підпис 01.09.2021

Реквізит 19 «Заголовок до тексту документа»:

•   оформлюйте у спеціально відведеному місці на бланку;
•  можете друкувати напівжирним прямим шрифтом;
•        наводьте стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа;
•     робіть коротким, граматично узгоджуйте з назвою документа.

Заголовок має точно передавати зміст тексту і відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?»:

Максимальна довжина рядка заголовка — 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок довший, розміщуйте в кількох рядках через 1 міжрядковий інтервал. Крапку в кінці заголовка не ставте.

Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), можете продовжувати його до межі правого поля.

Обов’язковий реквізит

Реквізит 20 «Текст документа»:

•         подавайте стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно;
• перевіряйте, щоб стосувався того питання, яке сформулювали в заголовку до тексту;
•   уникайте повторів, слів і зворотів, що не мають змістового навантаження;
•        можете оформляти :

— як суцільний зв’язний текст,

— анкету,

— таблицю,

— поєднанням цих форм;

•  викладайте державною мовою. Виняток — випадки, передбачені законодавством про мови в Україні.
• Дотримуйте рекомендованих міжрядкових інтервалів:

·         на А4 — 1 інтервал;

·         на А5 — 1—1,5 інтервали.

За потреби застосовуйте в тексті й інші міжрядкові інтервали.

Тексти документів, які надсилаєте зарубіжним адресатам, складайте українською, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування — за попередньою домовленістю. Якщо адресуєте документ державним органам, складайте його лише українською.

Обов’язковий реквізит

Реквізит 22.  Підпис

Підпис розміщуйте під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Особистий підпис у всіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронним підписом.

Складники реквізиту 22 «Підпис»:

·         найменування посади особи, яка підписує документ, —
— у повній формі — документ надрукований не на бланку,
— у скороченій — документ надрукований на бланку;

·         особистий підпис, окрім електронних документів;

·         власне ім’я і прізвище.

Раніше в реквізиті «підпис» зазначали ініціали та прізвище малими літерами. Тепер указуйте прізвище великими літерами, не замінюйте власне ім’я Петро, Марина, Ганна ініціалами.

Унаочнімо прикладами:

Якщо документ мають підписати кілька посадових осіб однієї юридичної особи, розміщуйте підписи один під одним відповідно до підпорядкованості:

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу та секретар:

Якщо підготували проєкт документа, вказали найменування посади, власне ім’я і прізвище підписанта, а підписант відсутній, керуйтеся настановами пункту 5.22 ДСТУ 4163:2020.

У разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім’я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. Тоді обов’язково зазначають фактичну посаду, власне ім’я, прізвище особи, яка підписала документ. Виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати.

Унаочнімо прикладом:

Чого робити не можна?

ДСТУ 4163:2020 забороняє під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника юридичної особи додавайте, лише якщо заміщення визначили в розпорядчому документі — наказі, розпорядженні:

або

Реквізит 23. Відбиток печатки

Відбиток печатки. Проставляють так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не особистий підпис посадової особи, або в спеціально призначеному для цього місці з відміткою «МП».

Реквізит 24. Віза

За допомогою візи оформлюйте внутрішнє погодження документів.

Реквізит 24 «Віза» друкуйте без відступу від межі лівого поля.

Коли готуєте проєкт документа, вкажіть найменування посади, на наступному рядку через 1,5 міжрядкових інтервали — власне ім’я, прізвище. Залиште місце для підпису та дати, які особа, що візує, проставить власноруч. Від рядка з підписом, власним ім’ям, прізвищем до рядка дати залишайте 1,5 міжрядкових інтервали.

Вказуйте малими літерами власне ім’я та великими — прізвище особи, що має завізувати документ.

Хто має завізувати документ, визначає його виконавець / укладач з огляду на зміст документа й відповідно до інструкції з діловодства юридичної особи. Документ можуть візувати кілька посадових осіб.

Якщо особа, що має завізувати документ, не має зауважень чи пропозицій, писати про це не треба. Достатньо стандартної візи.

Зауваження чи пропозиції є? Скеруйте особу, яка візує документ, оформити їх на окремому аркуші, та вказати про це у візі.

Якщо оформляєте кілька віз, першу друкуйте без відступу від межі лівого поля, другу — через 100 мм від межі лівого поля.

Віза із зауваженнями

Візу проставляйте нижче від реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, примірник якого залишається у юридичної особи.

Реквізит 26. Відмітка про засвідчення копії документа

Слова «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її власне ім’я і прізвище, дата засвідчення копії

Приклад:
Згідно з оригіналом
Секретар Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО
01.09.2021

Реквізит 27. Відомості про виконавця документа

Прізвище і власне ім’я виконавця документа, номер його службового телефону

Приклад:

Федорчук Василь 123 45 67

У внутрішніх документах допустимо зазначати тільки прізвище виконавця документа і номер його службового телефону

Реквізит 28 «Відмітка про ознайомлення з документом» 

Відмітка свідчить про факт ознайомлення працівника зі змістом управлінської дії щодо нього.

Обов’язково ознайомлюйте працівників з наказами з кадрових питань.

З розпорядчим документом з кадрових питань / особового складу обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/5).

В одній відмітці можете зафіксувати ознайомлення кількох працівників.

Дату ознайомлення працівник власноруч проставляє під час ознайомлення. Відмітку про ознайомлення розміщуйте нижче від реквізиту «Підпис» або «Віза документа» — за наявності.

На прикладі

Унаочнімо, як оформляти реквізити, на прикладі наказу з кадрових питань (див. Додаток 2).

Реквізит 29. Відмітка про виконання документа

Слова «До справи» (без лапок), номер справи, у якій документ зберігатиметься, посилання на дату й реєстраційний індекс документа, що засвідчує виконання, найменування посади, особистий підпис, власне ім’я та прізвище відповідальної особи, дата оформлення відмітки
Приклад:
До справи № 01-10
Лист-відповідь від 25.05.2019 № 01-10/01/123
Секретар Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО
Дата

Реквізит 32.  Відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації. 

Це стосується документів тривалого (більше 10 років) зберігання. Такі документи не можуть створюватися тільки в електронній формі (обов’язкове їх дублювання в паперовій формі). У разі створення примірника електронного документа з паперовим носієм інформації на ньому проставляють штрихкод або QR-код, що містить: скорочене найменування юридичної особи, дату реєстрації, реєстраційний індекс. QR-код також повинен містити відомості про підпис електронного документа або накладання електронної печатки, а саме: прізвище, ім’я, по батькові підписувача або найменування юридичної особи (для електронної печатки), номер сертифіката і строк його дії. Крім того, QR-код додатково повинен містити дати накладання кваліфікованих електронних підписів і печаток на електронний документ, що беруть із кваліфікованих електронних позначок часу.