2. Документування управлінської діяльності

       

     Організаційні документи – це документи, що закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління на тривалий час; слугують для організації, упорядкування та погодження будь-якої діяльності. 

    Із розроблення організаційних документів розпочинається не тільки функціонування установи, але й виникає управлінська діяльність, що врегульовується за допомогою права.

    До організаційних документів зараховують положення, статути, регламенти, інструкції (посадові інструкції), правила, розклади.

      Зазначені документи розробляють висококваліфіковані спеціалісти. Цьому передує значна робота з вивчення різноманітних аспектів діяльності установи або її структурних підрозділів, а також чинного законодавства з цих питань.

    Положення - це правовий акт, що визначає основні правила організаційної діяльності установ (органів влади), їх структурних підрозділів, а також організацій і підприємств (філій). Складають положення під час створення нових установ чи організацій, а також визначається правовий статус тимчасово створених комісій, груп, бюро тощо. Положенням може бути також зведення правил, що регулює певні напрями діяльності.

    Положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляються і, як правило, затверджуються вищими органами управління для системи установ і підприємств. Індивідуальні положення створюються на основі типових і затверджуються керівником установи. Підписує положення керівник установи й затверджує вища за порядком підпорядкування організація.

Завдання 1. Скласти положення про службу бронювання і розміщення у готелі

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

____________________

ПОЛОЖЕННЯ

ПРО службу бронювання і розміщення у готелі

 

І. Загальні положення.

ІІ. Мета і завдання діяльності служби бронювання і розміщення у готелі.

ІІІ. Функції служби бронювання і розміщення у готелі.

ІV. Права і обов’язки.

V. Відповідальність.

VІ. Взаємовідносини.

VІІ. Організація роботи.

    Статути - це юридичні акти, якими оформляється утворення установ, організацій чи товариств, визначаються їхні структура, функції, взаємовідносини з іншими організаціями чи громадянами й правове становище у визначеній сфері державного управління або господарської діяльності. 

    Статути можуть бути типові та індивідуальні. Індивідуальний статут укладається для певної установи чи організації шляхом конкретизації типових статутів і затверджується вищою організацією, якій підпорядковується зазначена установа.

    Статут служить основою для розроблення положення.

Текст статуту, як правило, складається з таких розділів:

1. Загальні положення, в яких розкриваються мета, завдання, функції, чинність статуту щодо об’єктів та суб’єктів і т. ін
2. Головна діяльність, її зміст.
3. Планування та облік робіт.
4. Призначення допоміжних служб.
5. Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю.
6. Специфічні особливості діяльності.
7. Відповідальність організації за належне виконання зобов’язань.
8. Порядок вирішення спорів, подання претензій та інше.
9. Звіт, звітність і контроль.
10. Зовнішньо-економічна діяльність.
11. Реорганізація та ліквідація.

Завдання 2. Ознайомитися з Статутом підприємства. Зазначити, з яких розділів складається. 

https://hotelgolos.com/statut-privatnogo-akciionernogo-tovaristva-gotel-golosiiyivs-kij-234.html

Посадова інструкція – документ, що визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі й забезпечує умови для його ефективної праці. Текст посадової інструкції містить такі розділи:

• загальна частина;
• функції працівника;
• обов’язки працівника;
• права;
• взаємовідносини;
• відповідальність працівника;
• оцінка працівника.

Інструкцію затверджує керівник установи або структурного підрозділу. Інструктивний характер мають також “правила”, “рекомендації”, “методичні вказівки”.

Завдання 3. Скласти посадову інструкцію  (за зразком)

 

А) Адміністратора залу закладу ресторанного господарства

Б) Бармена

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

_________________

Посадова інструкція

Адміністратора залу закладу ресторанного господарства

   І.      Загальні положення.

II. Завдання та обов'язки

III. Права

IV. Відповідальність

            V. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

 

УЗГОДЖЕНО:

Керівник  структурного підрозділу:    (підпис)     (ПІБ)                        "____"__________ ____р.

 

Начальник юридичного відділу:          (підпис)      (ПІБ)                         "____"__________ ____р.

 

З інструкцією ознайомлений:             (підпис)      (ПІБ)                          "____"__________ ____р.

        Правила - це зібрання положень, що визначають певний порядок дій, поведінку юридичних та фізичних осіб. Дотримання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, а тому вони належать до правових документів.

        За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформлювання вихідних документів», «Правила обліку і реєстрування листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). 

    Оформлюють правила на загальних або спеціальних бланках формату А4. 

    Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

    Кожна установа, організація має також правила внутрішнього трудового розпорядку, що являють собою нормативні угоди, які не суперечать законодавству про працю.

Правила внутрішнього розпорядку - це "внутрішній нормативний документ підприємства, що передбачає організацію роботи підприємства (режим робочого дня), взаємні обов'язки підприємства і працівника"26.

Вони переділяються на три види:

•  типові;
•  галузеві;
• конкретних установ, організацій.

Типові правила затверджуються центральними органами виконавчої влади за погодженням із центральними профспілковими органами. Вони мають такі розділи:

1. Загальні положення. 
2. Порядок прийняття на роботу та звільнення з роботи працівників. 
3. Основні обов’язки працівників та роботодавця. 
4. Права працівників та роботодавця. 
5. Робочий час і час відпочинку. 
6. Заохочення за успіхи в роботі. 
7. Відповідальність працівників за порушення ПВТР. 
8. Правила використання майна підприємства під час трудової діяльності (за потреби). 
9. Принципи організації трудової діяльності та взаємовідносини між роботодавцем і працівниками (за потреби).

Що має бути обов’язково у ПВТР за вимогами КЗпП: 

тривалість щоденної роботи (зміни) при п’ятиденному робочому тижні; 

час початку й закінчення щоденної роботи, зміни; 

порядок чергування працівників у змінах при змінному режимі роботи; 

час початку й закінчення перерви; 

трудовий розпорядок на підприємстві; 

види та порядок застосування заохочень. 

Роботодавцю не заборонено регламентувати у ПВТР значно більше питань, ніж передбачено КЗпП, типовими чи галузевими зразками. 

Наприклад: 

• за скільки днів працівниця має повідомити роботодавця про переривання відпустки для догляду за дитиною (адже треба вчасно звільнити строковика); 
• протягом якого часу працівник має надати листок непрацездатності після хвороби; 
• чи мають працівники виходити на роботу в день вибуття чи прибуття з відрядження; 
• як зобов’язати працівників надавати військові квитки для звірки облікових даних; 
• чи правомірно вимагати від працівників, які звільняються, оформлення обхідних листків; 
• де мають перебувати працівники під час простою — вдома чи на роботі; 
• чи можна оголосити догану працівнику за нецензурні слова, неохайний вигляд, недотримання дрес-коду; 

• як зобов’язати сумісника повідомити про звільнення з основного місця роботи; 
• як організувати видавання трудових книжок при звільненні працівникам філій чи відокремлених структурних підрозділів в інших містах; 
• як зобов’язати працівників передавати справи при звільненні чи при переведенні на іншу посаду; 
• чи скорочується тривалість роботи напередодні святкових днів для осіб, які працюють неповний робочий час; 
• чи мають відпрацьовувати в суботи перенесені робочі дні працівники, які перебували у відпустках чи хворіли; 
• як вплинути на працівника, який не подає заяву про відпустку у термін, визначений графіком відпусток.

    Правила внутрішнього трудового розпорядку мають затверджуватися на загальних зборах трудового колективу за поданням роботодавця і виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) (ст. 142 КЗпП). Рішення трудового колективу оформляють протоколом загальних зборів.

Завдання 4. Ознайомитися з:

1) ПРАВИЛАМИ БРОНЮВАННЯ, ПРОЖИВАННЯ, ВІДМІНИ БРОНЮВАННЯ В WHITEBERRY HOTEL.

https://whiteberry.site/rules

   2)  Наказом Державної туристичної адміністрації України «Про затвердження Правил користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання  готельних послуг»  від 16.03.2004  N 19.

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0413-04#Text

3) Наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України «Про затвердження Правил роботи закладів (підприємств) ресторанного господарства» N 219 від 24.07.2002                

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0680-02#Text

Зазначити, з яких розділів вони складаються. 

    Розпорядчі документи – це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, на підприємстві. До розпорядчих документів належать: постанова, ухвала, наказ, розпорядження, вказівка.

    Вказівка – розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об’єднань, організацій, установ. Вказівки – правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичного характеру, пов’язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

    Вказівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

    

    Постанова – правовий акт, який приймається вищими та деякими центральними органами управління для розв’язання найважливіших питань, що стоять перед цими органами, і для встановлення стабільних норм та правил поведінки. Постанови видають Кабінет Міністрів України, Президія Верховної Ради України, державні комітети, місцеві держадміністрації, ради місцевого самоврядування.

    Постановою є також заключна частина протоколу засідання колегіального органу (зборів, правління, президії тощо). Ці постанови включаються до протоколу або додаються до нього. За необхідності можуть оформлятись як виписки з протоколу.

    Текст постанови складається з констатуючої та розпорядчої частин. 

    У констатуючій фіксуються мотиви передбачуваних постановою дій, дається посилання на розпорядчий документ вищого органу управління – як основа (підстава) для видання постанови. 

    Розпорядча частина починається з найменування колегіального органу та слова “ПОСТАНОВЛЯЄ”, яке пишеться великими літерами. Наступний текст викладається в наказовій формі (кому, що й коли робити).

    Датою постанови є дата засідання колегіального органу, на якому вона прийнята.

    Підписують постанову голова та секретар колегіального органу на спеціальних бланках організації.

 

    Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видається в рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції і є обов’язковим для громадян та організацій, яким адресовано розпорядження. 

    Розпорядження видають заступники директора, голови правління, керівники служб у межах наданих їм прав і щодо питань, які записані в Положенні про лінійні або функціональні підрозділи організації.

    Групи розпоряджень: загальні; часткові – це вимога до підлеглих для вирішення окремих питань.

    Розпорядження відрізняється від наказу тим, що його можна оскаржити в першого керівника організації.

Завдання 5. Зайти на сайт Волинської ОДА. Обрати будь-яке розпорядження, зобразити його схематично.

 

Розпорядження - правовий акт управління, виданий посадовою особою чи державним органом владного характеру у межах наданої компетенції для вирішення оперативних питань. Має обов'язкову силу для громадян, організацій, підприємств чи установ (далі - установ), або співробітників, яким вона адресована.

http://npa.voladm.gov.ua/index.php?content=all