3. Довідково-інформаційні документи

 

    Більшість документів, що відсилають з установ або надсилають до установ, є інформаційно-довідковими. Вони містять інформацію про фактичний стан справ в установі, який є підставою для ухвалення розпорядчих документів. 

    Довідково-інформаційні документи мають допоміжний характер стосовно організаційно-розпорядчої документації.

    

   Довідка – документ, що містить опис і підтвердження тих або інших фактів чи подій. Довідки видають зацікавленим особам чи установам. Вони можуть підтверджувати факт праці, навчання, посаду, розмір зарплатні, місце проживання.

    Службові довідки повідомляють про факти та події службового характеру, їх оформлюють на трафаретному бланку (А5, А4, де частина тексту вже надрукована) установи, якщо довідка зовнішня.

    Частина довідок має встановлену форму, наприклад: № 086-о, Ф2 (про склад сім’ї) тощо.

Завдання 1. Скласти довідку про ваше навчання у Луцькому кооперативному фаховому коледжі ЛТЕУ.

    

    Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подано інформацію про виконання певної роботи.

    Різновиди звітів: 

1) статистичні – оформляють на бланках; 

2) текстові – оформляють на звичайному папері за встановленою формою.

    Звіти складають про одноразову роботу або про роботу, яку виконували впродовж певного терміну (тиждень, місяць, рік). 

    Розрізняють також періодичні звіти (такі звіти, як правило, затверджує керівник й вони відповідають раніше затвердженим планам) та разові (такі звіти не потребують затвердження, їх скеровують до посадових осіб, які делегували виконання певного завдання; текст разового звіту може починатися словами: “За Вашим розпорядженням….”, відтак подають висновки та пропозиції тощо).

Завдання 2. Скласти звіт про проведене дослідження.

 

Вам необхідно:

1.     Скласти анкету (на 5 запитань із 4 відповідями).

2.     Провести опитування студентів на обрану самостійно тему (до 20 респондентів).

3.     Оформити дослідження у вигляді діаграми, з використанням табличного процесора Ехle.

4.     Виступити перед групою з результатами дослідження.

 

Тема дослідження:_________________________________________________

Анкета

 

Питання 1. _________________________________________________

А) _____________________________

Б) ________________________

В) _________________________

Г) ________________________________

 

Питання 2. _________________________________________

А) __________________________

Б) _________________________

В) _____________________________

Г) ______________________________

 

Питання 3. ______________________________

А) ___________________

Б) _______________________

В) _____________

Г) ___________________

 

Питання 4. ______________________________________

А) ______________________

Б) _________________________

В) ___________________________

Г) _____________________

 

Питання 5. ______________________________________________

А) _____________________

Б) ________________________________

В) ___________________________

        Г) _____________________________

  Доповідна записка – документ, адресований керівникові цієї чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Доповідна записка може бути створена як з власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва, тому виділяють: 1) інформаційні; 2) ініціативні; 3) звітні.

Текст доповідних записок пишуть від руки або друкують.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керівника.

    Службова записка – схожа за змістом до доповідної та є документом, що адресований фахiвцеві чи керівникові даної установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, якi становлять спiльний iнтерес (а також про виконану роботу), з висновками та пропозиціями автора.

    Пояснювальна записка – це документ, який укладають для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій, учинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках – з ініціативи підлеглого. Крім того, зміст пояснювальної записки може з’ясовувати певні положення основного документа (плану, звіту, проєкту).

    Розрізняють службові (укладають на бланку, тоді дату проставляють угорі ліворуч) та особисті (укладають на звичайному аркуші з відтворенням реквізитів та за підписом автора) пояснювальні записки.

    Акт – документ правової чинності, складений однією чи кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти чи події. Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій.

    Акти оформляє комісія, створена керівником установи, та затверджується відповідним наказом. Акти поділяють на 1) законодавчі ; 2) управлінські.

    Якщо акт оформлюють на бланку установи, то на ньому має бути відтворено зображення Державного Герба України (у державних і комунальних закладах) або зображення емблеми (у приватних закладах).

    Дата й місце складання документа, проставлені в акті, мають збігатися з датою та місцем заактованої події. Якщо комісія працювала кілька днів, то в акті вказують останній день роботи. Заголовок до тексту акта формулюється за допомогою віддієслівного іменника з прийменником “про”, наприклад: “Про знищення печаток і штампів”.

    Кількість примірників акта визначається практичною потребою. Як правило, акти оформлюють у трьох примірниках, кожний із яких має бути власноруч підписаний усіма особами, які брали участь у його складанні. Перший примірник найчастіше скеровують до організації вищого рівня, другий подають керівникові закладу, третій – підшивають до справи.

     Акт вважається прийнятим і набуває чинності після підписання його всіма членами комісії або всіма особами, які брали участь в його складені.

    Особа, яка не погоджується зі змістом акта, все ж таки зобов’язана його підписати із зазначенням своєї незгоди.

Завдання 3. Ви адміністратор ЗРГ "_____» інформуєте керівника підприємства про те, що Ваш підлеглий (офіціант, бармен) вчинив (крадіжку майна, прийшов у нетверезому стані, нагрубив клієнту тощо). Необхідно скласти наступні документи:

 

Директору ________________

 

Доповідна записка

__________________________________________________________________ 

      Дата ________                                                                підпис _____________

 

 

Директору ________________

 

Пояснювальна записка

___________________________________________________________________ 

Дата ________                                                            підпис _____________

 

_______________________________

назва підприємства

 

АКТ

м._________                                                                          дата____________

 

Ми, комісія  у складі_____________  _______________________

 

Склали даний акт про те, що __________________________________________

 

Комісія:

________________________                 ____________________         _____________________

  

   

 Прес-реліз – це документ, у якому установа подає інформацію про певну подію або захід з метою ознайомлення ЗМІ з подією та подальше висвітлення її в найбільш вигідному або важливому для установи аспекті. Прес-релізи вважають одним з найефективніших засобів поширення новин.

    У прес-релізі розміщується лаконічна, актуальна, цікава для громадськості оперативна інформація. 

    Повідомлення в прес-релізі повинно відповідати на кілька основних запитань: Хто? Що? Де? Коли? Як? Чому? Відповіді на перших чотири запитання повинні розміщуватися у вступі, відповіді на два останніх можуть розміщуватися в тексті повідомлення.

Завдання 4. Ознайомитися з особливостями написання прес-релізу. Написати повідомлення про оновлення меню у вашому ЗРГ.

https://xn--90aamhd6acpq0s.xn--j1amh/teoriya/pres-reliz/

    Оголошення – це повідомлення про час і зміст нарад, засідань, подій тощо. Оголошення містить адресну інформацію. 

    За змістом вони поділяються на 

1) оголошення про майбутню подію; 

2) оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання. 

    За формою оголошення можуть бути писані, мальовані, друковані. 

    Формулювання в тексті оголошення повинні бути стислі. Дату і місце події доцільно виділити іншим шрифтом.

Завдання 5. Ознайомитися з правилами написання оголошення.

https://www.juriskonsult.com.ua/zrazok-ogoloshennya-yak-napisati.html

 Скласти оголошення про проведення тренінгу для працівників на тему: «Як збільшити продажі страв»

    Протокол – це службовий документ, у якому фіксується хід обговорення питань і рішення, ухвалені на з’їздах, конференціях, зібраннях, нарадах, засіданнях колегіальних органів. Обов’язковому протоколюванню підлягають засідання колегіальних органів (колегій, дирекцій, рад, правлінь тощо), які постійно діють в установах, на підприємствах.

    За обсягом фіксованих даних протокол може бути: стислий, повний, стенографічний.

    Протокол оформлюють на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу формату А 4. 

    Датою протоколу є дата проведення засідання, а не дата його остаточного оформлення чи підписання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначають дати першого й останнього днів засідань. Наприклад: 08.–10.06.2021; 30.06.–02.07.2021; 30.12.2021 – 02.01.2022.

    Текст протоколу складається із вступної та основної частин. 

    У вступній частині зазначають (без абзацу!) прізвища та ініціали голови, секретаря, присутніх (в алфавітному порядку) постійних членів колегіального органу та запрошених осіб, а також порядок денний. 

    У протоколі розширеного засідання в рубриці “Присутні” зазначають лише їхню кількість, а список із прізвищами додають до протоколу.

    Основна частина протоколу складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. 

    Кожен розділ нумерують арабськими цифрами й структурують за такою схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ.

    Стиль протокольних рішень (ухвал) – розпорядчий, лаконічний, виключає неоднозначні трактування.

    Остаточно оформлений протокол підписують голова та секретар колегіального органу. Зберігають протоколи в окремій справі.

Завідання 6. Скласти протокол зборів групи ГРС-31/2

 

Протокол зборів групи _______

 

м._________                                                                          ______________

 

Присутні_______

Відсутні _______

Запрошені _______

Порядок денний:

 

1.     ________________________________________________________________

 

2.     ________________________________________________________________

 

 

1.     СЛУХАЛИ:

      ВИСТУПИЛИ:

       УХВАЛИЛИ:

 

Голосували:     «за»______       «проти»________    «утримались» _______

 

2.     СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

       УХВАЛИЛИ

 

Голосували:  «за»______   «проти»________     «утримались» _______

 

Голова зборів                                      ___________                         ____________

Секретар                                             ___________                         ____________

    Витяг з протоколу – засвідчена копія частини тексту протоколу.

    Витяг із протоколу може бути оформлений на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу інформації).

    З відповідного протоколу до витягу без будь-яких змін, скорочень чи доповнень переносять такі реквізити: “Назва підприємства”, “Назва структурного підрозділу підприємства”, “Дата документа”, “Реєстраційний індекс документа”, “Місце складення документа”, “Заголовок до тексту документа”; якщо в протоколі є гриф затвердження та (або) гриф обмеження доступу до документа, ці реквізити також мають бути відтворені й у витязі.

     Майже всю вступну частину тексту протоколу переносять до витягу повністю, лише в порядку денному зазначають один потрібний пункт або кілька пунктів і при цьому залишають порядкові номери цих пунктів без змін. 

    З основної частини тексту протоколу до витягу переносять лише необхідний розділ або кілька розділів.

    З оригіналу протоколу до витягу переносять імʼя та прізвища головуючого на засіданні та секретаря, але особисто ці особи витяг із протоколу не підписують.                   Відмітка про засвідчення документа є обов’язковим реквізитом витягу з протоколу (Згідно з оригіналом). 

    Підпис особи, яка оформила відмітку про засвідчення витягу з протоколу, має бути засвідчений відбитком простої круглої печатки підприємства (як правило, печатки служби діловодства, служби кадрів або іншого структурного підрозділу, в якому працює відповідна службова особа).