4. Накази

 

Розпорядчі документи створюють з метою фіксування рішень з адміністративних і організаційних питань діяльності установи. Ці документи регулюють і координують її діяльність, забезпечують реалізацію поставлених перед нею завдань. Незалежно від організаційно-правової форми, характеру та змісту діяльності установи, її компетенції, структури й інших чинників керівництво будь-якої установи наділяється правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність і, відповідно, видавати розпорядчі документи.

 

Наказ - це основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації чи установи (далі - установи) на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Наказ — це один із документів, з яким кадровик працює щодня. Потрібно відмінно знати правила їх складання, опрацювання, реєстрації, формування у справи та зберігання. А починається все із визначення виду розпорядчого документа.

Робота з наказами залежить від їх виду.

В основі розподілу за видами - строк зберігання документа. Строки зберігання встановлюють за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

Після спливу встановленого законодавством строку зберігання документи можна вилучити для знищення за умови експертизи їх цінності. Накази розподіляють на три групи залежно від строку зберігання, а група наказів з кадрових питань має додатковий розподіл (ст. 16 Переліку № 578/5). 

Накази з основної діяльності

 У наказах з основною діяльності фіксують рішення керівника з найважливіших і глобальних питань роботи підприємства. З-поміж них: планування і звітність; фінансування; удосконалення структури й організації роботи підприємства; розподіл функцій і повноважень між працівниками; експлуатація основних засобів; створення комісій чи інших колегіальних органів та визначення порядку їх роботи; уведення в дію локальних актів - положень, інструкцій, правил, регламентів тощо.

Рішення й доручення в наказах з основної діяльності стосуються конкретних виконавців або колективу загалом.

Оформлення наказів з основної діяльності.  

Накази оформляйте на спеціальному бланку. Уніфіковану форму наказу з основної діяльності вміщено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому на засіданні Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву 22.11.2015, протокол № 7

https://undiasd.archives.gov.ua/doc/zbirnik%20UF.pdf

Обов’язкові реквізити: назва організації вищого рівня (за наявності); назва організації-автора; назва виду документа (НАКАЗ); дата видання наказу; реєстраційний індекс (номер) наказу; місце складання; заголовок; текст; підпис керівника; візи.

 Вимоги до оформлення деяких реквізитів наказу

Заголовок

Зміст наказу стисло викладайте в заголовку. Починайте із прийменника «про»: «Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...», «Про внесення змін...», «Про підсумки...», «Про заходи...».

Текст

Текст наказу складається з двох взаємозалежних частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині висвітліть цілі приписуваних дій та причини видання наказу, наведіть факти, посилайтеся на події, оцінюйте. Констатуючу частину починають словами: «З метою...», «На підставі...», «Відповідно до...», «Згідно з...», «На виконання...» тощо. Якщо підставою для видання наказу є нормативно-правовий акт органу вищого рівня, у констатуючій частині подайте посилання на цей документ у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повна назва.

Якщо зміст наказу не потребує роз’яснень, констатуючу частину можна випустити. У цьому разі текст наказу міститиме лише розпорядчу частину.

Основне навантаження в наказі несе розпорядча частина. Її викладають в наказовій формі від першої особи однини. Розпорядчу частину розпочинайте словом НАКАЗУЮ. Друкуйте його великими літерами, з нового рядка, без відступу від лівого берега. Далі ставте двокрапку і з нового рядка, з абзацу подавайте текст розпорядчої частини.

Пункти розпорядчої частини мають бути конкретними, зрозумілими, такими, що не суперечать раніше виданим розпорядчим документам. Не допускаються вислови з подвійним тлумаченням. Уникайте неконкретних доручень, наприклад: «прискорити», «підвищити», «вплинути», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Такі доручення не можуть бути об’єктом контролю, оскільки їх виконання складно перевірити.

 Розпорядчу частину поділяйте на пункти (1, 2, 3...) і підпункти (1.1., 1.2., 1.3...). Нумеруйте арабськими цифрами. У кожному пункті розпорядчої частини наказу: зазначайте виконавців (організації, підрозділи, посадові особи), назви або прізвища яких подають у давальному відмінку; викладайте завдання (доручення) зі строками виконання.

Виконавців можна вказати й узагальнено, наприклад: «директорам шкіл», «начальникам цехів», «менеджерам з персоналу». Кадровики цікавляться, чи є відповідальність за недостовірні дані в наказі з кадрових питань.

 Завдання формулюйте за допомогою дієслів неозначеної форми — «підготувати», «організувати», «забезпечити», «розробити» тощо.

Строк виконання завдання можна друкувати окремим рядком та оформляти як дату завершення виконання. У наказах визначайте реальні строки виконання завдань (доручень), що відповідають обсягу передбачуваних робіт. Враховуйте також час доведення інформації до відома конкретних виконавців. Як правило, строк виконання встановлюють для кожного завдання окремо. Однак можна вказувати і єдиний, спільний для всіх пунктів строк виконання.

За необхідності після основних пунктів наказу вкажіть документи, що втратили чинність або змінюватимуться після видання наказу.

В останньому пункті наказу зазначте посаду та прізвище особи, яка відповідатиме за його виконання. Зазвичай загальний контроль за виконанням наказу покладають на одного із заступників керівника підприємств. Керівник може й особисто контролювати виконання наказу. У цьому разі останній пункт формулюйте інакше.

Накази можуть мати додатки, посилання на які наведіть у відповідних пунктах тексту.

 Дату наказу вказуйте цифровим або словесно-цифровим способом. Наприклад: 17 серпня 2021 р. або 15.08.2021.

Приклад:

Оформлення наказів з адміністративно-господарських питань

Накази з адміністративно-господарських питань (АГП) — переважно ситуативні, пов’язані з господарською діяльністю, облаштуванням і забезпеченням підприємства. Зокрема, це накази про: придбання канцелярського приладдя, інвентарю, меблів тощо; виділення робочих кімнат для працівників; розміщення цехів; інвентаризацію; поточний ремонт; заходи з благоустрою, перевірки та поліпшення санітарного стану; організації охорони підприємства тощо.

Порядок оформлення та роботи з наказами з адміністративно-господарських питань (АГП) є аналогічним порядку, встановленому для наказів з основної діяльності. Накази з АГП складають за уніфікованою формою, встановленою для наказів з основної діяльності.

 Правила оформлення кадрових наказів

Накази з кадрових питань (особового складу) — розпорядчі документи, що фіксують рішення з управління персоналом. За допомогою кадрових наказів регулюють прийняття, переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, присвоєння розрядів, накладення стягнень та заохочення.

Накази з кадрових питань оформлюють на бланках. Такі з них, як накази про прийняття, відпустки, звільнення дозволено оформлювати як на бланках, так і за типовими формами, затвердженими наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489.

З-поміж наказів на бланках виокремлюють індивідуальні та зведені.

Індивідуальний наказ з кадрових питань містить інформацію про одного працівника, зведений - про кількох працівників та різні управлінські дії щодо них (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

Накази з кадрових питань складає, оформлює, реєструє, формує до справ та зберігає відділ кадрів. Складання, реєстрація, формування кадрового наказу до тої чи тої справи залежить від його виду.

Підготування наказу ініціює керівник підприємства або структурного підрозділу. Якщо ініціатором наказу є керівник структурного підрозділу, він обґрунтовує потребу в наказі в доповідній записці. Керівник підприємства фіксує рішення в резолюції.

Наказ оформлюють на бланку або стандартному аркуші паперу А4 з берегами: Берег Розмір, мм Лівий 30 Правий 10 Верхній та нижній 20 

Реквізити наказів з кадрових питань

Для правильного оформлення наказів 2021 маєте знати обов’язкові реквізити, а саме:

Назва підприємства - автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній в установчих документах.

Скорочену назву зазначають, якщо її офіційно зафіксовано в статуті (положенні). Скорочену назву подають у дужках або без них нижче повної, окремим рядком у центрі.

Назва виду документа друкують великими літерами. Наприклад: НАКАЗ.

Дата видання наказу - це дата його підписання.

Дату оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 18.11.2021; 05.12.2021.

Місце складення або видання документа. Відомості про місце складення (м. ___) в наказах з кадрових питань розташовують між реквізитами «Дата документа» та «Реєстраційний індекс документа».

Реєстраційний індекс документа проставляють на бланку після знака «№» на одному рівні з датою документа. Структура реєстраційних індексів наказів з кадрових питань: № (порядковий номер за відповідним журналом реєстрації) (літерний індекс), де літерний індекс: к/тр — для наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання; к/тм — для наказів з кадрових питань тимчасового (5 р.) строку зберігання.

 Структура заголовка: Прийменник «Про» + віддієслівний іменник + прізвище, ініціали працівника, якого стосується розпорядча дія.

 Наприклад: 

Про прийняття на роботу Петренка В. С. 

Про звільнення Марчука О. О.

Текст наказу, як правило, містить дві частини - констатуючу (преамбулу) і розпорядчу.

У констатуючій частині вказують підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Преамбулу можна почати словами «На виконання», «З метою» тощо.

Якщо документ видають на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначають назву виду документа, його автора, дату, номер та заголовок. Крапку в кінці констатуючої частини не ставлять. За потреби ставлять кому, якщо це обумовлено правилами граматики.

Правила № 1000/5 дозволяють оформлювати накази з кадрових питань без преамбули, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування.

 Наприклад, без преамбули зазвичай оформлюють накази про прийняття, переведення, звільнення. Замість слова НАКАЗУЮ в кадрових наказах можна використовувати конкретні дієслова.

Розпорядчу частину наказу з кадрових питань починають, як правило, з дієслова у формі інфінітива великими літерами: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо.

 

НАКАЗ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

Приклад оформлення:

Завдання 1. Ознайомитися із особливістю складання наказів основної діяльності. Дати відповідь на питання.

1. З яких питань видаються накази щодо основної діяльності?
2. Як оформити наказ щодо основної діяльності?
3. Як затвердити або ознайомити з наказом зацікавлених осіб?
4. Як реєструються накази щодо основної діяльності?
5. Скільки часу зберігаються накази щодо основної діяльності?
6. Які можливі помилки в наказах?
7. Чи можна скасувати або виправити наказ щодо основної діяльності.

Завдання 2. Скласти наказ про проведення тренінгу для працівників на тему: «Півищення культури обслуговування».